Mai posztomnak egy olyan témát választottam, amiről ritkán esik szó a digitális világban. Ez pedig az e-levelezés minkéntje. Úgy gondolom, hogy nem csak az a lényeg, hogy milyen stílusban írunk egymásnak, de hogyan rendszerezzük a naponta több száz ránk zúduló e-mail áradatot. Néhány egyszerű beállítással sok fáradtságtól mentesíthetjük magunkat. Nem beszélve az egyes biztonsági dolgokról. Lássuk ezeket sorjában!
Ki olvassa az e-mailemet?
Hogyhogy ki? Csak az, akinek küldtem. Na igen! Mi történik a leírt szóval? Megmarad, és egyszerűen tovább is küldheti azt a címzett. Mindössze azért, mert tetszett neki egy jó poén a leveledben. Vagy éppen ellenkezőleg, nem tetszett neki, és bosszúból olyan valaki tudtára adja, akit nem szeretnél a címzettek között tudni. Mielőtt elküldenél egy levelet, még olvasd át, hogy tényleg ezt akartad-e leírni?!
Fontos ezt a vetületét is megemlítenem, és már lépek is tovább.
Gyakran látok olyan továbbított levelet, amiben kb. 50 db, idegen ember e-mail címe szerepel. A saját adatainkon túl a mások adatainak védelme is fontos! Mielőtt továbbküldöd a levelet, vedd a fáradtságot, és töröld a hosszú e-mail cím listát. Nem tartozik másra. Különben meg a leveled is rövidebb lesz, és olvashatóbb.
Ha én nem adom ki másnak a címét, akkor joggal várhatom el, hogy velem is így tegyenek mások. Remélem, hogy ezt leírtam, mostantól elindul a fejlődés ez irányban :)
Kialakulása
Az e-mail kora egyidős a kezdeti internet kialakulásával. Abból a korból, amikor ez még szöveges file-ok másolását jelentette egyik szerverről egy másikra. Nem volt kényelmes, de sokkal gyorsabb bármelyik postánál. Sikere töretlen, és napjainkra elfogadott a hivatali ügyintézésben is. Azonosít a közösségi oldalakon, webshopokban.
Az e-mail cím felépítése sokat mutat a kialakulásáról. Hozzászoktunk, hogy 'valaki@valami.hu' a cím, de miért van ez így?
Az angol szóhasználatban az 'at' (ejtsd: et) azt jelenti, hogy -nál, -nél. Ezt a kukac @ jelöli. Tehát 'valaki' a 'valami.hu' domain-nél. Hiszen ez pontosan egy postacímet jelöl, csak éppenséggel a digitális világban! Ezért van, hogy pontosan kell megadni az e-mail címet, hogy odataláljon a címzetthez.
Alapvető dolgok
Tapasztalom, hogy több levelezőpartnert is beleveszek egy csevegésbe, de a válaszban már csak én szerepelek. A másolati listán (CC = Carbon Copy szavakból) lévő szereplőket kifelejtette a válasz feladó.
Mindig meg tudjuk nézni, hogy pontosan ki(k)nek lett küldve a levél, és így azt is tudjuk, hogy ki értesült még róla. Ekkor már csak elegendő a "Válasz mindenkinek" opciót választani, és folytathatjuk a közös levelezést. Természetesen, ha valakinek nem szeretnénk választ küldeni, akkor törölhetjük a listáról válasz előtt.
Egyéb rövidítések
FWD = Forwarded (Továbbított) levél
RE = Reply (Válasz) levél
CC = Carbon Copy ("Tinta" másolat)
BCC = Blind Carbon Copy (Titkos másolat)
Melyik levelezőt válasszam?
Válasszuk külön a kérdést! Adott egy e-mail cím, amit egy adott domain-hez tartozóan használunk, valamint egy alkalmazás, amiben a leveleinket olvassuk, kezeljük. Számos szolgáltató csak az e-mail címet biztosítja, és használhatunk ingyenes e-mail kliens programokat (Thunderbird, Outlook), amivel a szerverről le tudjuk tölteni a leveleinket. Pl. a Freemail, Citormail, Google, Microsoft, Yahoo! stb. esetében kapunk e-mail címet és egy felületet a böngészőben, ahol ugyan ezt megtehetjük. Sok szolgáltatásra van már valamilyen App a store-ban is.
Személy szerint én ez utóbbira esküszöm, így bárhonnan elérhetem a levelezésemet. Ehhez persze megfelelő tárhely kell a felhőben, hogy a több év (!) levelezése elférjen.
A feladók megbélyegzése
Ezt persze képletesen kell érteni. Viszont egy hasznos funkció az automatikus címkézés beállítása. Ezt minden jobbfajta e-mail szolgáltató alapfunkcióként ajánlja.
A Google Mail-ben ez roppant egyszerű. Válasszuk ki a levél előtti jelölő négyzetet, majd ekkor a megjelenő menüsorban a címkéket.
Adjuk meg a címke nevét. Lehetőség van egymás alá beágyazni a címkéket, ha egy hierarchiát szeretnénk létrehozni. Most megelégszünk egy egyszerű címkével.
Egyből megjelenik a bal oldalon az új menüpont. Megváltoztathatjuk a színét. Megadhatjuk, hogy csak akkor látszódjon a menü, ha egy ilyen levél érkezett. Valamint hogy az üzenetlistában látszódjon-e a címke.
Most már készen van a címke, létrehozhatunk szűrőt (filter). Maradjon kijelölve a levél, és a Továbbiak menü, "Ehhez hasonló üzenetek szűrése"-t válasszuk. Ekkor beállíthatunk sokféle szűrési feltételt, alapesetben a feladó e-mail címét fogja figyelni a rendszer. Válasszuk a lap alján a "Szűrő készítése a keresés alapján" opciót, és alkalmazzuk az újonnan létrehozott címkénket.
Hasznos a "Szűrő alkalmazása az egyező beszélgetésekre is" bekattintása, így az összes eddigi, a feladótól jött levél fel lesz címkézve. Beállítható továbbá, hogy az ilyen levelek ne is jelenjenek meg a Beérkező levelek között, hanem egyből a "Nagyon fontos" mappában landoljanak.
Mindenki képzeletére bízom, hogy miféle szűréseket tud kialakítani magának!
Biztonsági dolgok
Feladó ellenőrzése
Minden esetben ellenőrizd a feladót, ha gyanús a levél tartalma. Főleg, ha bankkártya, belépési adatokat kér. Az ilyen próbálkozós levelket nem Spam-ként, hanem Phishing mail-ként emlegeti az internetes világ.
Az alábbi példa arra, hogy a PayPal, közismert fizetési oldal nevében csalnak ki érzékeny információkat.
Ez a felismerés gyenge pontja sajnos, hogy mikor kell gyanakodnunk?! Ha nem ismerjük, hogy a PayPal csak a paypal.com címről küldi ki a leveleit, akkor nehéz helyzetben vagyunk. Az is egy probléma, hogy sokszor csak egy betűvel rövidebb a csaló oldal címe, és a szemünk átsiklik felette. Ilyen figyelmetlenségekre mennek rá ezek a csalók.
Egy jó tipp, hogy az e-mail címben a kukac @ utáni részt egy böngésző ablakba beírva meggyőződhetünk róla, hogy ki is a feladó. Itt pl. az 'intl.secure.com' címre nem dob fel egy oldalt sem, ami már eleve gyanús kell hogy legyen!
Az ilyen leveleket eleve szűrik a rendszerek és külön mappába teszik. Ezeket egyből töröljük!
Linkek ellenőrzése
Még egy érdekesség ebben a levélben, hogy minden hivatkozás a PayPal.com-ra mutat, kivéve ezt az egyet, ahol be kell lépnünk, és megadni az adatainkat. A képen a 'here' linkre állva láthatjuk, hogy mi a valódi cím, ami nem a PayPal.
Az előzőhöz hasonlóan, itt sem vagyunk teljesen védtelenek. A linkre kattintás helyett egy új böngésző ablakba írjuk be az első / előtti címet, ugyanis ez fog elvezetni a nyitóoldalra. Márha létezik. Tehát a 'igef.org.tr"-t írjuk be a címsorba, és nézzük meg, hogy hova próbálnak minket elcsalni.
Egyes böngészők, de a vírusírtónk jelezhetnek ilyenkor a káros tartalomra. Fogadjunk szót, és ne nyissuk meg!
Személyes beállításaink védelme
Feljebb írtam róla, hogy mit ne továbbítsunk egy levélben. Érdemes szót említeni hírlevelek láblécéről. Sokszor ott egy leiratkozási link szerepel. Ha tovább küldöd a leveledben ezt, akkor más a te nevedben (viccből) leiratkozhat egy számodra fontos hírlevélről.
Elképzelhető, hogy a saját beállításaidat módosíthatja a linken keresztül. Erre persze gondolnak a közösségi oldalak fejlesztői, és az ilyen linkeken keresztül nem lehet csak úgy módosítani más beállításait, de nem biztos, hogy minden fejlesztő gondolt erre. Célszerű ezeket is törölni a levelekből. Fő a biztonság!
Ha érdekesnek találtad a témát, lájkold az írásomat, vagy iratkozz fel a hírlevelemre, hogy időben értesülj az új bejegyzésekről!
Szívesen veszem a kommenteket és az ötleteket, hogy miről szeretnétek még olvasni.
